Un suivi de votre Supply Chain
Dans un monde idéal lorsque vous passez une commande d’achat à un fournisseur pour des articles ou des matières premières vous recevez les quantités souhaitées à la date souhaitée ce qui donne lieu à un seul bon de réception qui est ainsi aisément comparable à la seule facture reçue pour laquelle il n’y aura qu’un paiement…
Mais cela n’arrive qu’en théorie…
En pratique, vous recevrez des quantités avant ou après la date souhaitée qui peuvent être inférieures à la commande initiale voire supérieures; ce dernier point peut être surprenant mais pour des raisons de logistique, comme ne pas morceler les unités d’œuvre, cela arrive plus souvent qu’on ne le pense même si la commande initiale aurait dû prendre cela en compte.
Si, lors de la première livraison, les quantités étaient insuffisantes il est fort probable que vous aurez d’autres livraisons avec à chaque fois un nouveau bon de réception. Vous recevrez aussi peut-être une facture pour l’ensemble ou plusieurs avec dans le cas le moins favorable un avoir et plus de factures qu’il n’y a eu lieu de livraisons.
Pour finir vous aurez effectué probablement dans le cas de livraisons multiples plusieurs paiements.
Bref c’est très enchevêtré et si vous souhaitez mettre en place un suivi de votre Supply Chain vous devrez pour chaque commande collecter l’ensemble des bons de réceptions, l’ensemble des facture reçues de votre fournisseur et l’ensemble des paiements sachant qu’à chaque fois tous ces documents porteront probablement sur plusieurs produits et pas un seul.
Tout cela est extrêmement complexe car votre ERP ou le logiciel qui gère votre approvisionnement ne permet pas de mettre en œuvre cela simplement. Vous pouvez aussi être confronté au problème que les factures de vos fournisseurs ou les paiements ne se trouvent pas dans le même logiciel que les commandes d’achat et les bons de réception.
kpiWeb permet de mettre en œuvre ce suivi de la Supply Chain
Même s’il s’avère que toutes les informations se situent dans plusieurs logiciels, nous intégrons les données des différentes sources et nous les corrélons. Bien entendu, il est préférable qu’il y ait une continuité dans les références des pièces. Si la facture du fournisseur ne comporte pas la référence de votre commande d’achat et que vous-même vous ne l’avez pas saisie dans votre système d’information, la corrélation sera difficile à faire.
Mais in fine vous aurez la vue globale de la commande jusqu’au paiement :
OTIF – On Time In Full : un indicateur clé
Un des indicateurs clé de performance d’une chaîne logistique est OTIF. C’est le ratio entre le nombre de lignes de commandes livrées à la date souhaitée avec les quantités demandées et du nombre de lignes de commandes total. Lors de la mise en place de cet indicateur il faudra choisir quelle date fait référence, cela peut être la date demandée lors de la commande ou la date promise par le fournisseur.
Ensuite il faudra aussi choisir les plages de tolérance. En termes de date, combien de jours de retard sont considérés comme tolérables; les livraisons trop en avance peuvent aussi exclure une livraison des critères de validité car cela peut engendrer une surcharge logistique ou des coûts d’entreposage supplémentaire. Vous avez probablement tous en tête ces plateformes qui renvoient les camions qui arrivent en avance. En termes de quantité il faudra aussi définir quelle marge est acceptable; là aussi on pense aisément aux quantités manquantes mais des dépassements en volume trop importants peuvent exclure la livraison.
Grâce à la technologie du cube Olap intégrée dans la plateforme kpiWeb, l’indicateur OTIF pourra être calculé à tous les niveaux et pour tous les axes d’analyse: pour l’ensemble de vos fournisseurs ou un seul, sur une année ou juste un trimestre, pour juste le vrac ou les produits finis, pour un site de stockage ou de production en particulier. Voici un exemple de rapport formalisé afin de permettre le dialogue avec les fournisseurs:
Il est possible d’aller plus loin et de mettre en perspective les prévisions ou les pré-commandes clients avec les approvisionnements mais ceci est une autre histoire…